Workflowy

Bildnachweis: https://www.flickr.com/photos/sachac/12798491295

Workflowy ist kein neues Tool. Es ist auch kein revolutionäres Tool. Was Workflowy ist: Es ist simpel und effektiv.

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Wir starten Workflowy und das erste was wir sehen ist: Nichts. Ein einzelner Bulletpoint wartet darauf befüllt zu werden. Hätte es nicht dieses kurze Mini Tutorial gegeben wäre der Browser Tab längst wieder geschlossen.

Ich lege eine Liste an und nenne sie „Bullet Journal“. Ein Experiment was ich letztes Jahr bereits gestartet habe und eigentlich eine sehr gute Idee ist. Allerdings hab ich es einfach nicht geschafft dauerhaft ein Notizbuch mitzuführen und täglich zu pflegen. Ein Experiment was ich nun auf Workflowy übertragen möchte. Ich bin nicht der erste - andere haben schon viel Vorarbeit für mich erledigt. Mein Bullet Journal System sieht ähnlich aus wie das von Amir.

"Bullet Journal" Sketch Note von Sacha Chua https://www.flickr.com/photos/sachac/12798491295

Aber dazu später mehr.

Was ist denn jetzt Workflowy?

Workflowy ist ein Outliner 1 d.h. wir gliedern Textelemente in Bulletpoints und sortieren und gliedern sie in weiter Bulletpoints und Unter-Bulletpoints. Diese kann man ein- und ausblenden oder nur auf diese fokussieren.
Kurz gesagt: Wir haben eine riesige Liste die viele Unterlisten mit wieder eigenen Unterlisten beinhaltet.

Wenn ich nun mein Bullet Journal sehen will, klick ich auf das entsprechende Icon und zoom in meine Liste rein. Alle anderen Listen sind ausgeblendet und stören nicht weiter.
Alle Listen sind mit @Tags und #Tags versehen. @Tags nutze ich für Personen und Orte, #Tags für allgemeine Themen und Projekte. Die Funktion ist aber identisch: Ein Klick auf ein Tag filtert alle meine Listen auf das Schlagwort.

Natürlich kann man Workflowy nicht nur als Outliner / Bullet Journal nutzen. Es gibt recht viele Anwendungsmöglichkeiten:

  • Schreiben. Also Bücher und Artikel. Dieser Artikel wurde z.B. in Workflow geschrieben.
  • ToDo und Checklisten. Workflowy erlaubt einfach Elemente "abzuhaken". BulletJournal und GTD ist auch machbar.
  • Projektmanagement. Hier ist ein Beispiel für ein Open-Source-Projekt. Oder Kanban.
  • Kalenderverwaltung
  • Programmieren lernen ( Template )

Und noch mehr. Hier sind ein Haufen Templates die man direkt weiter verwenden kann.

Wofür ich Workflowy nutze

Workflowy hat bei mir inzwischen Evernote abgelöst. Ich nutzte Evernote vorallem für Notizverwaltung und das Abspeichern von Links. Aber ich war mit beidem nicht zufrieden. Eine umständliche UI und das Wegsperren meiner Notizen in einem proprietären Format 2 sind nur zwei der größten Kritikpunkte die ich an Evernote habe. Als Evernote im Sommer sein Geschäftsmodell umgestellt hat, fiel mir der Abschied nicht mehr wirklich schwer.

Links habe ich inzwischen nach raindrop.io verlagert. Für alles andere nutze nun ich fast ausschließlich Workflowy.

Meine oberste Workflowy Ebene hat zur Zeit vier Einträge:

  • Allgemeine Notizen - dies ist eigentlich der Platz wo alles hingeht wenn ich nur schnell was notieren muss. Sozusagen meine Inbox. Alles was hier landet ist entweder temporär oder wird später woanders einsortiert.
  • Das besagte Bulletjournal
  • Projekte (Freelance, Webmontag Bremen, Kunden-Projektnotizen, Meeting Notizen, Trainings Gewichte etc)
  • Weiterbildung / Programmierung - Notizen zu Sachbüchern und Videotutorials
  • Podcast Notizen - Hauptsächlich Gefährliches Halbwissen und Alltagsfiktion
Meine Workflowy Notizen von der Smashing Conf in Freiburg - https://workflowy.com/s/wMalsACK23

Mein System ist bei weitem nicht perfekt, aber es funktioniert. Für mich.

Ich lege jedem nahe: Baut euch euer eigenes System und nutzt Workflowy so wie ihr es für richtig haltet. Der Workflowy Blog ist einen Besuch wert und gibt genug Inspiration wie man Workflowy in seinen eigenen Workflow integrieren kann.

Update: Inzwischen sieht es so aus:

Wo ist der Haken? Es gibt doch einen Haken, oder?

Workflowy ist nicht umsonst. Es ist Freemium. Dabei geht Workflowy einen sehr ungewöhnlichen und meiner Meinung nach sehr unvorteilhaften Weg:

Ein Basisplan ermöglicht 250 Einträge. Dass ist nicht viel und ist sehr schnell ausgereizt und wohlmöglich nicht genug um es ausgiebig zu testen. Bevor ich 5$ monatlich für etwas ausgebe, WILL ich es ausgiebig testen.

Abhilfe kann mein Invite Link schaffen. Damit wird euer monatliches Kontingent dauerhaft auf 500 Items angehoben 3.

Für 5$ im Monat gibt es dann noch:

  • Dropbox Backup
  • Passwortgeschützte geteilte Listen
  • Themes / Fonts
  • Premium Support
  • und natürlich unlimitierte Bulletpoints

Und was wurde aus dem Bulletjournal?

Die Idee des digitalen Bullet Journals habe ich nach ca. 1,5 Monaten verworfen. Vielleicht bin ich einfach nicht dafür gemacht täglich eine Liste abzuarbeiten und zu pflegen. Wobei ich die Idee immer noch gut finde. Vielleicht starte ich im Jahr 2017 einen neuen Anlauf. Ansonsten hat Workflowy aber komplett meine digitalen Notizen revolutioniert.

Achja!

Artikel wie diese sind sehr viel Arbeit und freue mich über jedes Feedback. Sollte euch der Artikel gefallen haben, schreibt per Mail oder auf Twitter und abonniert meinen YouTube Channel! Vorallem Feedback zu dem Video ist sehr willkommen.

  1. Im Deutschen sagen wir scheinbar "Gliederungseditor" - ich aber nicht
  2. Das Nutzen eines Systems was keinen Export in ein offenes Format unterstützt, sollte eigentlich generell ein No-Go sein.
  3. Nochmal, ich bekomme für diesen Beitrag nichts, ich bin wirklich sehr überzeugt von diesem Outliner-Service und möchte gerne dass mehr Leute Workflowy nutzen
  • productivity
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